Presupuestos de obras/proyectos

La ventana de presupuestos obras/proyecto permite:

• El control de versiones de presupuesto.
• La clasificación.
• El control del estado, emitido, aceptado, rechazado, etc…
• Copiar presupuestos para utilizarlos como base para la elaboración de otro.

Creación de presupuestos

Ventanas desde las que es posible crear presupuestos:

• Consulta de presupuestos.
• Presupuestos de obras/proyectos.
• Consulta de Peticiones de servicio.

También se facilita la creación de presupuestos utilizando:

• Conceptos de presupuesto.
• Planillas de presupuesto.

Es importante, antes de empezar a crear un presupuesto, haber completado los datos básicos, especialmente las ventanas de «Conceptos de presupuesto» y “Planillas de presupuesto”.

Entrar en «Consulta de Presupuestos», pulsar «Nuevo». Se abre el asistente de creación con “Planillas de presupuesto”, (la utilización del asistente de planillas es opcional, cancelando se abre directamente el presupuesto en blanco):

• En la parte superior izquierda hay dos pestañas, «Parámetros generales» y «Selección conceptos». (Figura 1)
• Completar los datos de «Parámetros generales».

– Cliente: seleccionar el cliente para el presupuesto.

– Centro: Seleccionar el centro de trabajo al que va dirigido el presupuesto.

– Tipo de trabajo: Seleccionar el tipo de trabajo correspondiente a lo presupuestado. Cada tipo tiene asociada una tarifa para el cálculo del presupuesto, además el tipo define el código de presupuesto que más adelante se asignará de forma automática.

– Gestor comercial: Asignar el gestor comercial correspondiente al cliente. En caso de crear el presupuesto desde una “Petición de servicio” el gestor comercial aparecerá cubierto por el que solicitó el presupuesto.

– Presupuesto ficticio: Permite crear un presupuesto sin asignarle código.

– Proyecto (Asunto): Introducir un título para el presupuesto, que en caso de pasar a Proyecto será el título del proyecto.

– Descripción: Introducir una descripción del trabajo o producto a presupuestar.

Figura (1)

• Una vez completados los datos de la primera pestaña pulsar «siguiente», se abre la segunda pestaña «Selección de conceptos», esta ventana nos presenta:

– A la izquierda: Clasificación de conceptos.

– Parte superior derecha: Relación de conceptos.

– Parte inferior derecha: Detalle del concepto seleccionado.

– Cubrir todos los valores y pulsar «Finalizar».

 – Se abre la ventana de «Presupuestos de obras/proyectos», se completa y pulsar  «Guardar».

La codificación de los presupuestos es personalizable y adaptable a las necesidades de la empresa, pudiéndose diferenciar la codificación de las revisiones y anexos. Una forma de diferenciarlas sería añadiendo una letra delante, por ejemplo; si fuera «revisión» (R) o si fuera «anexo» (A), seguido de un contador.

Versión de presupuesto: partiendo de un presupuesto, ya emitido, se puede crear otro quedando enlazado con la versión anterior. la ventaja es que accediendo a uno de ellos se pueden ver todas las versiones.

Anexo: es un presupuesto cuyo contenido es una ampliación de uno ya existente y se emite para el mismo cliente y centro. Este anexo queda vinculado al principal de forma similar a como explicamos en el párrafo anterior con respecto a las versiones.

Nº de presupuesto: el código del presupuesto se genera automáticamente al «emitir» el presupuesto. En caso de ser un “Presupuesto Ficticio” no se asigna código al presupuesto.

Los códigos de presupuestos están compuestos de números y letras, según el “Tipo de trabajo” seleccionado para el presupuesto. Permitiendo de esta manera clasificar e identificar de forma más rápida los presupuestos.

Proyecto/asunto: Título del presupuesto, una vez aceptado también figurará como título del “Proyecto”.

Cuando el presupuesto es aceptado y, por tanto, generado el proyecto, la aplicación mostrará un icono «lupa» para acceder rápidamente al proyecto.

Tipo de trabajo: Seleccionar el tipo de trabajo de acuerdo al presupuesto. El tipo de trabajo asigna una tarifa predefinida para el cálculo del presupuesto y asigna el tipo de código para el número del presupuesto.

Tarifa: Por defecto asigna el tipo de tarifa correspondiente al tipo de trabajo seleccionado, aunque permite seleccionar y cambiar la tarifa a aplicar.

Cliente: Muestra el cliente seleccionado en la planilla de generación de presupuesto. Permite seleccionar y cambiar el cliente.

Gestor comercial: Muestra el agente comercial seleccionado en la planilla de generación de presupuesto. Permite seleccionar y cambiar el gestor comercial.

Pestañas

Partidas:  Contiene los datos del trabajo o productos a presupuestar así como sus cálculos, ver apartado “Tipos de Partidas”.

Fechas/observaciones: Contiene las fechas relacionadas con el presupuesto y su ejecución, además determina el “Estado” del mismo.

Cliente/centro/empresa: Refleja los datos de la ficha del cliente seleccionado relativos a la facturación, y contactos en la empresa.

Notas generales/particulares: Permite añadir notas y aclaraciones sobre el presupuesto, además dispone de notas predefinidas para reflejar las principales actuaciones con el presupuesto. Es el lugar ideal para reflejar las gestiones realizadas sobre el presupuesto.

Totales/ajustes: Se trata de un resumen de los importes presupuestados. Permite realizar cálculos y ajustes automáticos por capítulos, partidas y subpartidas.

Tramos de facturación: en esta pestaña se especifican las «formas de facturación» que se acuerdan con el cliente.

Relaciones: Muestra y permite acceder a documentos relacionados con el presupuesto: proyecto (ver enlace para ver las opciones que ofrece la aplicación a partir de proyectos), versiones, copias, nuevos presupuestos realizados a partir del seleccionado y anexos.

Desde la pantalla principal también se puede acceder directamente al campo «Proyecto» pinchando en el icono «lupa».

Búsqueda de artículos y conceptos

La estructura de los presupuestos, que la aplicación ofrece, es:

• Capítulo. Es una unidad utilizada para dividir el presupuesto en apartados, siguiendo el criterio a gusto del técnico o cumpliendo las necesidades de la instalación o el cliente.
• Partida. Es la unidad principal en todo presupuesto, es el eje central. Principalmente está definida por un título, que describe brevemente en qué consiste.
• Subpartidas. Una partida puede estar constituida por más partidas, dependiendo de la complejidad del presupuesto o de los conceptos que previamente tengamos predefinidos.

Las facilidades de búsqueda están en la estructura del presupuesto, de manera que la columna artículo/concepto presenta un buscador diferente en función de la naturaleza de la línea que estemos cumplimentando.

Independientemente de la naturaleza, la búsqueda es igual en todos los casos.

Tipos de partidas

Contiene los productos o trabajos a presupuestar, cantidades, importes, precios, estado, etc…

Con los tipos de partidas se consigue realizar un presupuesto estructurado, cálculos automatizados por niveles (capítulos y partidas) y resumen de cálculos por tipo de partidas (total en mano de obra, total materiales, total de una partida concreta, etc..).

Todo ello implica un mejor control presupuestario, mejor control de costes en la realización del proyecto y mejora en el seguimiento de desviaciones según el tipo.

Las partidas son cada línea del presupuesto, además de productos, trabajos, concepto (composición de planilla), maquinaria, gastos, transportes, etc.. hay otras de texto libre, capítulo y partida que sirven para organizar y detallar el presupuesto.

Capítulo: Añade una línea en blanco de la cual pueden colgar otras partidas, introducir un texto libre en la columna descripción.
Permite crear una estructura en árbol del conjunto del presupuesto. Atención a las unidades introducidas en cada capítulo ya que el sistema utiliza éstas unidades para el cálculo de precios del capítulo teniendo en cuenta las partidas que cuelgan.

Partida: Añade una línea en blanco de la cual pueden colgar otras partidas, también permite generar una estructura en árbol o lineal. Introducir un texto libre en la columna descripción.
Al igual que “capítulo” calcula de forma automática el precio e importe teniendo en cuenta las unidades y datos que cuelgan de la partida.

Concepto de presupuesto: Permite seleccionar un “concepto predefinido” (Recordar: “concepto” es un “producto compuesto” similar a un artículo o trabajo que contiene artículos, tiempos y gastos).
Al seleccionar el concepto predefinido, se añade la estructura correspondiente al “concepto” con sus “partidas”, “materiales” y otros.

Mano de obra: Añade una línea para el registro de horas permitiendo introducir las horas según el tipo (horas normales, extra, etc). Permite introducir la mano de obra por horas o unidades.

Materiales: Sirve para añadir materiales al presupuesto. Introducir el código del material o, en el icono de búsqueda, buscar el artículo del almacén. Admite distintos tipos de unidades de medida según el artículo.

Maquinaria: Sirve para registrar los importes de maquinaria que intervienen en el presupuesto. Permite seleccionar maquinaria con precios predefinidos.

Otros gastos: Registra importes de gastos varios imputables al presupuesto. Permite seleccionar gastos con precios predefinidos.

Transportes: Registra importes de gastos de transporte imputables al presupuesto. Permite seleccionar gastos con precios predefinidos.

Texto libre: Permite introducir de forma manual texto y precio para incluir en el presupuesto.

Todos los tipos de partidas permiten seleccionar un artículo o elemento almacenado en la base de datos con precio predefinido, o que el usuario introduzca manualmente un texto y precio para la partida.
Algunas partidas como “Capítulo”, “Partida” tienen colores asociados. Estos detalles son configurados por el administrador del sistema.

Todos los tipos de partidas permiten seleccionar un artículo o elemento almacenado en la base de datos con precio predefinido, o que el usuario introduzca manualmente un texto  precio para la partida.

• Las partidas pueden ser ordenadas y desplazadas dentro o fuera de otras, “arrastrando y soltando” en la posición deseada o utilizando las flechas .
•  Iconos de avance, retroceso, añadir, eliminar y validar partidas del presupuesto.
•  Campo de búsqueda en partidas. Permite buscar textos tanto en la partida como en la descripción.

Datos de las columnas

Dispone de multitud de columnas con información de precios, beneficio, ajuste, descripciones, etc.

• Naturaleza. Tipos de partidas que componen el presupuesto.
• Orden. Numeración correspondiente al nivel según la estructura generada.
• Posición. Numeración correspondiente dentro del nivel al que pertenece.
• Artículo/Concepto, Título, Descripción. Datos del elemento seleccionado o texto libre de descripción.
• Cantidad. Cuantía de la partida, articulo, trabajo, etc… Ver apartado “Cálculos en el presupuesto”.
• Cantidad total. Resultado de la cantidad necesaria de un elemento en base a la cantidad presupuestada por “Capítulo” o “Partida”. Ver apartado “Cálculos en el presupuesto”.
• Cantidad origen. Muestra la cantidad inicial introducida para el cálculo del presupuesto. Ejemplo: al seleccionar una “Planilla” o “Concepto de presupuesto” por defecto se introduce la cantidad origen necesaria para el producto, al realizar cambios en el presupuesto, este valor se mantiene y sirve como referencia original. Ver apartado “Cálculos en el presupuesto”.
• Uds. Unidades de medida.
• Precio origen. Precio registrado en la base de datos del elemento seleccionado.
• Precio. Precio para el cálculo del presupuesto.
• Ajuste. % para aplicar cuando se quieren realizar ajustes en el precio sin catalogar como beneficio o descuento. (Atención: “ajuste” actúa sobre el “precio origen”). Los ajustes realizados sobre un artículo, se aplicarán a todas las lineas del presupuesto con el artículo.
• Beneficio. % a aplicar como margen de beneficio para el cálculo del presupuesto.
• Descuento. % a aplicar para realizar descuentos.
• Importe. Cifra de venta resultante después de aplicar los % sobre el precio.
• Descripción técnica. Permite añadir información para departamento técnico.
• IVA. % de impuesto a aplicar.
• Imagen. Reproduce la imagen del elemento seleccionado, procedente de su ficha.
• Observaciones. Permite introducir comentarios por línea.
• Equipo. Indica si el artículo/producto pertenece a un equipo. (Ejemplo: material que forma parte de un equipo necesario para su uso).
• Subcontratado. Permite señalar una partida como trabajo realizado por otra empresa, permitiendo más adelante cálculos conjuntos para partidas “subcontratadas”.
• Proveedor. Indica el proveedor asociado a la subcontrata.
• Clasificación. Permite asignar una clasificación de trabajo a cada línea como información para el departamento técnico.
• Imprimir. Permite elegir las líneas a imprimir. Dispone de menú con opciones de impresión.

• Orden de impresión. Muestra el orden de impresión de las líneas. Para alterar el orden de impresión hay que realizar los cambios en las columnas “Imprimir” y “Posición”.
• Centros de trabajo. Muestra el centro seleccionado para el presupuesto, es posible cambiar el centro de trabajo por líneas.

Estados del presupuesto

Los diferentes estados de un presupuesto generan avisos de forma automática para los usuarios que tienen que intervenir en el presupuesto.

Borrador – Presupuesto en elaboración, genera código de presupuesto con las siglas BORR_. No envía aviso a ningún departamento o usuario.

Emitido – La función “Emitir” genera  automáticamente el código del presupuesto, y envía aviso al departamento/usuarios (gestor comercial) para enviar el presupuesto al cliente. El estado “Emitido” impide la modificación del presupuesto, de forma excepcional podrá ser modificado sólo por el usuario que disponga de este privilegio especial.

Aceptado – Refleja la aceptación del presupuesto por el cliente, envía aviso al departamento/usuario. Este estado permite seleccionar “Motivo operación” para detallar la causa de la aceptación o introducir “Observaciones”.

Envía aviso al departamento/usuario y abre el asistente para crear de forma automática el “Proyecto” y la “Orden de trabajo”.

Rechazado – Refleja la situación de un presupuesto rechazado y el motivo. Seleccionar en el campo “Motivo de la operación” la causa o introducir observaciones. Envía aviso al departamento/usuario.

Anulado –  Refleja la anulación de un presupuesto y el motivo. Seleccionar en el campo “Motivo de la operación” la causa o introducir observaciones. Envía aviso al departamento/usuario.

La ventana principal de presupuesto muestra en la parte inferior el “Estado” del presupuesto.

Encontrará más información en: ¿Cómo se crea un presupuesto?