Quiero atender las peticiones de mis clientes y cumplir los plazos de ejecución

CIFTRACK ofrece una serie de herramientas de registro, planificación, programación, y control, que facilita atender a los clientes y cumplir los plazos de los trabajos:

  • Registro de los encargos de clientes
    Se pueden configurar diferentes tipos de petición de servicio para que en cada una se determine el proceso posterior a seguir, por ejemplo, preparar un presupuesto a enviar al cliente, o un presupuesto de mantenimiento preventivo a realizar durante un periodo de tiempo con actuaciones predeterminadas, o generar directamente órdenes de trabajo de reparación o corrección de averías, etc.
  • Configurar diferentes sistemas de tarifas de venta y acuerdos específicos con clientes
    Se pueden configurar diferentes sistemas de tarifas de venta en función de parámetros, o registrar acuerdos de servicios y tarifas específicas con determinados clientes o con sus centros.
  • Crear sistemas de tareas y procesos
    Las tareas, además de hacer la función de los avisos, permiten ejecutar directamente la tarea, es decir, son interfaces interactivas con la base de datos. Las tareas se asignan, se pueden controlar sus plazos de ejecución, son trazables, y se pueden secuenciar con condiciones unas después de otras, es decir, permiten configurar workflows a la medida.
  • Planificar y programar los trabajos
    Planificar una OT es determinar los recursos necesarios y tiempo de ejecución, y el momento aproximado de inicio de los trabajos, pero todavía sin asignarle recursos concretos, es decir, son datos orientativos y su ejecución está todavía pendiente de programar. Las OT pueden planificarse para que se realicen en varias jornadas de trabajo.
    Programar una OT es asignarle recursos concretos, tales como personas, equipos, maquinaria, y establecer el momento de inicio de su ejecución.

    Los recursos se identifican con artículos, y son los materiales, equipamiento y el personal con sus especialidades, categorías y distintos tipos de hora que tienen sus costes asociados. Se pueden agrupar en equipos de actuación.

    La OT pueden tener varios estados:

    • Planificada que tienen previstos el momento de ejecución y los recursos necesarios de forma genérica, pero están pendientes de que se asignen recursos concretos. La OT en este caso se encuentra en borrador.
    • Programada que ya tiene fecha de ejecución y recursos concretos asignados.
    • Confirmada que tiene acordada la actuación con el cliente.
    • Pendiente parcial o totalmente.
    • Anulada si se ha de programar nuevamente.
    • Descartada si no se van acometer los trabajos definitivamente.
    • Terminada si los trabajos están ejecutados en su totalidad.
  • Control de la ejecución de los trabajos

    • Partes de trabajo. Los partes de trabajo (PT) registran datos de ejecución en relación con una orden de trabajo (OT), sobre los recursos y tiempos empleados, situación de la OT después del trabajo, es decir, si los trabajos de la OT se han realizado en su totalidad o sólo parcialmente.
    • Valoración de costes. Los datos registrados en los PT permiten generar valorar los costes de producción, y su comparación con los previstos en las OT y en los presupuestos. Los costes se determinan en base a los artículos utilizados y en el caso del personal, en defecto de artículo asignado a la categoría y tipo de hora, se pueden estimar costes utilizando los costes horarios en función de la categoría profesional y del tipo de hora, según el calendario de empresa. Todo ello está previsto en el módulo base de CIFTRACK.
    • Albaranes venta. En ausencia de presupuesto previo aceptado por el cliente, los datos de los PT permiten generar albaranes de venta valorados con la aplicación de las reglas de tarifas sobre los distintos tipos de recursos utilizados, y estos últimos se facturan.
    • Cuadrantes de personal. Con los PT se confeccionan también cuadrantes de personal, que sirven de soporte para la confección de las nóminas en lo que se refiere a dietas y pluses, por los trabajos realizados.