Proyecto es la ventana y documento de control y seguimiento de los trabajos a realizar.
Contiene y agrupa la documentación y elementos necesarios en la ejecución de los trabajos: presupuestos, pedidos, materiales, horas de trabajo… Permite la definición de trabajos y seguimiento de la ejecución.
El proyecto se genera a partir de la aceptación del «Presupuesto» o desde una «Petición de Servicio» que no requiera presupuesto. Y finaliza cuando todas las «Órdenes de Trabajo» que lo componen han sido realizadas.
Funcionalidades destacadas para el usuario:
– Gestionar las órdenes de trabajo. Acceso a «Planificación de O.T. por partidas»
Permite definir y planificar los trabajos a realizar.
– Gestionar el material del proyecto.
Necesidades de material, albaranes, pedidos, ofertas.
– Gestionar los costes del proyecto.
Control económico como: gastos , situación actual.
– Consulta del estado del proyecto y toda la documentación.
GESTIÓN DE PROYECTOS.
Ficha de cada proyecto, con datos y documentación interrelacionados.
1. Datos de identificación del proyecto.
2. Clasificación. Sirve para asignar el proyecto a una clasificación establecida por el usuario, con el fin de seleccionar proyectos según la clasificación.
3. Datos del cliente del proyecto. Distinguir entre el cliente de facturación y lugar de los trabajo. En caso de existir «Petición de Servicio» previa, muestra su código y acceso al documento.
4. Departamento. Sirve para fijar el departamento encargado de los trabajos. Este dato determinará el personal disponible para el proyecto (Técnicos, jefe).
5. Estado. Dato informativo de la ejecución de los trabajos del proyecto. El estado de proyecto depende del estado de las O.T. que lo componen. Ver sección «Estados en el Ciclo de Producción».
6. Fechas y Seguimiento. Ofrece información de fechas relacionadas con el desarrollo del proyecto.
- «Inicio de trabajos» y «Fin de trabajos» que se calculan según los vínculos entre las partidas y las órdenes de trabajo:
- Carece por completo de partidas. Fechas del parte de trabajo con mano de obra.
- Todas las partidas están sin subcontrata. Fechas del parte de trabajo con mano de obra.
- Todas las partidas están subcontratadas. Fechas previstas de las jornadas que no estén en borrador o hayan sido descartadas.
- Se mezclan partidas con y sin subcontratas. Fechas del parte de trabajo con mano de obra.
- «Inicio previsto». Se calcula como la menor de las siguientes fechas:
- Inicio previsto del proyecto.
- Fecha prevista de la jornada que no esté en descartada ni a reprogramar de una orden de trabajo que no esté en borrador o cancelada.
- Añadido el dato «Fin previsto». Se calcula como la mayor de las siguientes fechas:
- Cierre previsto del proyecto.
- Fecha prevista de la jornada que no esté en descartada ni a reprogramar de una orden de trabajo que no esté en borrador o cancelada.
7. Datos económicos. Resumen y cifras totalizadas del proyecto, para determinar la situación financiera del proyecto.
8. Descripción/Imagen. Permite introducir textos descriptivos de los trabajos a realizar, y traslada la descripción indicada al presupuesto.
9. Dirección y fechas.
Recopila datos de direcciones y contactos relacionados con los trabajos.
10. Presupuestos.
Muestra los presupuestos relacionados con el proyecto, permitiendo acceder al presupuesto, o vincular otros presupuestos tanto del mismo cliente como otros presupuestos de otros clientes.
11. Órdenes de trabajo. – Gestión de órdenes de Trabajo.
Permite gestionar las órdenes de trabajo, proporcionando acceso a la ficha de Orden de Trabajo y Planificación de O.T. por partidas.
Muestra las órdenes de trabajo y sus datos principales, desplegando la O.T. muestra las partidas de presupuesto asociados a la O.T.
(A) Ver Orden de Trabjo. Botón de acceso a la ficha de Orden de Trabajo.
(B) Gestionar órdenes de trabajo. Abre la «Planificación de órdenes de trabajo por partidas«.
(C) Lista de O.T. y sus datos: Estados, fechas, partidas de presupuesto de la O.T. y subcontratas.
12. Necesidades de material.
Muestra la lista de materiales previstos para los trabajos y su situación. Permite el acceso a la ventana de gestión de materiales y a los pedidos de materiales.
Muestra la lista de materiales necesarios para el desarrollo de los trabajos con datos relacionados como:
– Documento donde se ha realizado la previsión de material: presupuesto o manual (ventana «Introducción de necesidades de material«).
– Estado de las cantidades disponibles y previstas.
13. Otros gastos.
Sirve para registrar e imputar gastos no previstos al desarrollo del proyectos. Pueden ser gastos codificados como artículos de la base de datos, o de texto libre. Utilizar los botones de registro para añadir gastos,
14. Control de costos.
Ofrece análisis comparativo de presupuesto y costes del proyecto. Teniendo en cuenta las imputaciones de material, horas, equipos, maquinaria y otros gastos que intervienen en la ejecución del proyecto, realiza las valoraciones y muestra la información agrupada en relación al presupuesto.
Permite conocer:
- Coste total y desglosado de la ejecución del proyecto.
- Desviaciones de presupuesto: comparativa con presupuesto, agrupada.
- Valoración presupuestaria.
- Conocer el detalle de costes, a través del desglose de datos.
Muestra información agrupada por naturaleza de presupuesto (materiales, mano de obra…) y en columnas por documento (presupuesto, albarán, parte de trabajo…)
(A). Agrupación de totales según naturaleza de presupuesto: materiales, mano de obra.. Permite desplegar cada categoría para ver desglose, ejemplo: en «Materiales» se encuentra la lista de materiales imputados.
(B). Columnas con totales según documento donde se realiza la imputación.
– Columna presupuesto: Muestra los importes totalizados del presupuesto. Es posible ver estos totales con la aplicación (o no) de % de descuento o beneficio, para ello activar la opción en la «Configuración General».
Atención, tener en cuenta que hay dos tipos de descuentos; descuento por linea (configuración general) y descuento comercial que se aplica al total del presupuesto.
– Columna Albarán de compra: Datos de los producto comprados imputados directamente al O.T. a través del albarán de compra.
– Columna vales: Muestra las imputaciones de material realizadas a través de vales de almacén.
– Columna Otros gastos: Muestra imputaciones realizadas de la ventana «Costes asociados a O.T» de equipos, gastos y otros como pluses.
– Columna Parte de Trabajo: Datos imputados desde el parte de trabajo.
(C). Total general: Resultado de valoraciones. Comparativa entre importes presupuestados e importes de costes.
- Diferencia en negativo – rojo, destacando las desviaciones de presupuesto.
- En positivo – negrilla, cantidades positivas indicando beneficio respecto a costes y valor presupuestado.
Control de costos sin presupuesto. En «Proyectos» sin presupuesto, ofrece una valoración de costes de las imputaciones al trabajo y datos de albaranes de venta de facturación al proyecto, obteniendo una valoración económica del proyecto.
Otras funcionalidades en el menú de Proyecto.
- Crear albarán para facturar.
Según la situación del Proyecto ofrece tres opciones para la creación del albarán o certificación de entrega.
– Albarán directo: Abre la ventana de Certificación/Albarán de venta asociando al código del proyecto el albarán, sin incluir información del proyecto, para que el usuario complete la datos.
– Albarán (Partes de Trabajo). Abre la ventana de «Importación de Partes de Trabajo» desde «Albarán de venta» para proceder a la facturación de los Partes. Ver «Facturación de Partes de Trabajo».
– Albarán (Presupuesto). Permite generar certificación de obra o factura de venta del proyecto, indicando el porcentaje a facturar y seleccionando las partidas o nivel de detalle a incluir en factura.
Funciona similar a la facturación de ventas importando presupuesto: abre ventana de selección de partidas.
- Herramientas: Contiene funcionalidades de gestión y acceso a documentos relacionados con el proyecto. Destacamos:
– Control de operaciones, permite acceder a la ventana con el resumen de todos los movimientos, cambios de estados y documentación que ha interactuado en el proyecto.
– Gestionar posibles datos facturables. Permite seleccionar y comprobar las imputaciones de proyecto para generar una certificación de obra o facturar.
Muestra las imputaciones de los trabajos agrupadas (Partes de Trabajo, Vales, Albarán de compra de materiales), permitiendo su selección para «Crear el Albarán».
- 1. Generar albarán. Columna para marcar/desmarcar la imputación a incluir en el «Albarán / Certificación».
- 2. Datos informativos de la imputación.
- 3. Albarán. En caso de que alguna imputación haya sido facturada muestra el dato con fondo gris y el albarán de venta correspondiente.
- Imprimir: Proporciona acceso a los principales listados de proyectos.