CONCEPTO
El modo habitual de comenzar un ciclo productivo es mediante una petición de servicio emitida por una persona del departamento comercial. Es el registro de entrada donde se guardan las peticiones de servicio de presupuestos, trabajos por administración, averías, ofertas de servicio, etc… que solicita el cliente.
Desde esta ventana se pueden crear cuatro Tipos de petición de servicio:
- Presupuestos.
- Oferta de servicio de mantenimiento.
- Petición de servicio – Averías.
- Acuerdo de servicio.
Presupuestos.Desde esta ventana se pueden crear uno o varios presupuestos asociados a la petición de servicio, para ser negociados y, en su caso, aceptados por el cliente. Si en la ventana de petición de servicio se ha marcado el recuadro «Presupuestar», al emitirse la petición se disparará el workflow de tareas apropiado para cada empresa para la elaboración de un presupuesto. Desde la ventana de cada presupuesto se podrán crear una o varias órdenes de trabajo (OT) asociadas a cada partida del presupuesto que contenga «Mano de obra». Dichas (OT) al estar vinculadas a partidas del presupuesto aceptado por el cliente no se facturarán independientemente, sino que lo que se facturará será el presupuesto de acuerdo con la forma de facturación que figure en él (hitos, certificaciones, etc.)
Oferta de servicios de mantenimiento. Es un presupuesto acordado con el cliente, es un servicio que se realizará durante un tiempo determinado a precio tasado. En el presupuesto se habrán establecido una serie de partidas para servicios cuya realización ya está prevista y una o más partidas para imprevistos (averías, etc.), esto último es opcional. Una vez firmada la «oferta de servicios de mantenimiento», se podrá emitir una petición de servicio habiendo seleccionado e introducido la «oferta de servicios de mantenimiento» en la casilla destinada para este fin. Al emitirse se dispararán las tareas encaminadas a crear y planificar las OT correspondientes a las fechas de las intervenciones previstas. Cuando haya una intervención imprevista (avería, etc.) se emitirá una nueva petición de servicio contra la «oferta de servicios de mantenimiento» que disparará las tareas de creación y planificación de una nueva OT que se imputará a una de las partidas del presupuesto estimadas para imprevistos.
Petición de servicio – Averías. Desde esta ventana se pueden crear órdenes de trabajo (OT) vinculadas directamente a la petición de servicio, sin presupuesto asociado, que una vez ejecutadas se facturarán como «trabajos por administración y averías» en función de los datos introducidos en los partes de trabajo (PT) asociados a la correspondiente OT. Para que las OT sean facturables habrá que tener marcado el recuadro «facturar» en la petición de servicio.
La peculiaridad de este trabajo es que no tiene asociado ningún presupuesto, no hay acordado ningún importe previo para este trabajo.
Acuerdo de servicio. Representan los acuerdos de precios entre los clientes y la empresa. De este modo se fija una tarifa de precios aplicable durante un período de tiempo determinado para los trabajos que se realicen bajo este acuerdo. Opcionalmente podría incluir una o más ofertas de servicio para trabajos periódicos o similares.
El flujo típico de trabajo en una empresa usuaria de esta aplicación sería:
La forma más cómoda para acceder a este registro es entrando en «consulta de peticiones de servicio», tanto si la petición está registrada, como si se quiere añadir una nueva.
Pongamos como ejemplo una «oferta de servicios de mantenimiento»:
- Actualizar, aplica las condiciones de filtro de la ventana.
- Linea seleccionada que identifica la petición que queremos consultar.
- Ver petición de servicio del cliente que tengamos seleccionado (3)
- Nueva petición de servicio, permite añadir una nueva petición.
Una vez seleccionada la petición que queremos consultar, en este caso hemos seleccionado una «oferta de servicios de mantenimiento», se mostrará la ventana que presentamos a continuación.
Esta ventana está configurada en tipos de petición de servicio, dependiendo del servicio que se seleccione, la ventana actúa de una forma u otra.
A continuación vamos a ir extrayendo, de la ventana que mostramos arriba, las partes que consideramos más importantes para completar correctamente la petición:
En la pestaña «tipo de petición» se abre una relación de las diferentes peticiones, en este caso hemos seleccionado «oferta de servicio de mantenimiento»:
Al hacer esta selección, la configuración de esta petición hace que aparezca en la parte inferior de la ventana unas pestañas relacionadas con la petición seleccionada.
Si lo que queremos es hacer una nueva, pinchamos en «crear oferta» y se abre la ventana de «oferta de servicios de mantenimiento».
Si queremos ver los diferentes comportamientos, dependiendo de la petición seleccionada, ver los links que aparecen al principio «Tipos de petición de servicio».