Parte de Trabajo consta de dos ventanas: Ventana de consulta y ficha de Parte de Trabajo.
El Parte de Trabajo es el lugar donde se imputan las horas de trabajo. Parte de trabajo se denomina a la «Jornada» de O.T.
Se utiliza para la imputación de las horas de trabajo y elementos que intervienen en la ejecución de trabajos de O.T.. Estos se imputan sobre cada «jornada» prevista en la «O.T.»
Partes de Trabajo.
Búsqueda de Partes de Trabajo, muestra la lista de las jornadas de O.T.
Permite ver los datos de la O.T. como proyecto, petición de servicio, centro de trabajo, subcontrata, etc.
Además, proporciona acceso a la ventana de «Introducción de Partes de Trabajo», para abrir la ficha de Parte de Trabajo e imputar las horas de trabajo. Para ello seleccionar una «Jornada» de «O.T» y pulsar doble clic o el botón «Ver parte de trabajo» (2).
Funciona de forma similar a todas las consultas:
- Filtros de búsqueda por texto y/o fechas.
- Botones de función.
– «Nuevo Parte de Trabajo». Permite crear un nuevo parte de trabajo de la O.T. seleccionada en la lista.
«Nuevo Parte de Trabajo con nueva jornada de O.T.», permite crear un nuevo parte de trabajo seleccionando una nueva O.T.
– «Código de barras». Permite la lectura del código de barras de un Parte de Trabajo y abre la ficha.
– «Crear Albarán para facturar». Genera el albarán de venta de los Partes de Trabajo seleccionados. - Parte de Trabajo. La linea muestra una «Jornada» de O.T. Al pulsar «doble clic» se abre la ficha de Parte de Trabajo.
Introducción de Partes de Trabajo.
Ventana de imputación o registro de los horas de trabajo realizadas por los operarios en la O.T. y registro de otros elementos que intervienen como: materiales, vehículos, maquinaria.
Permite:
- Imputar las horas de trabajo a una jornada de O.T.
- Imputar materiales utilizados en los trabajos de O.T.
- Finalizar jornada de O.T.
- Seguimiento de estados de O.T.
- Calcular valores económicos para facturación de las horas de trabajo.
- Calcular valores económicos de coste y retribución de las horas de trabajo.
- Aplicar porcentajes de ejecución de trabajos en la gestión de partidas de presupuesto.
- Generar el albarán para facturación de horas de trabajo.
Parte de Trabajo es una jornada de «Orden de Trabajo».
1. Datos de la «Orden de Trabajo» o «Petición de Servicio» al que corresponde el Parte de Trabajo.
- Los «Estados» de O.T y Jornada son automáticos, no admiten modificaciones.
En el caso de tener marcada la casilla «Finalizar jornada», al «guardar» los datos introducidos el estado de la «Jornada» cambiará a «Finalizada».
Otros estados de jornada se gestionan desde el «Diagrama de Planificación». - Fecha, hora de inicio y fin: Datos extraídos de la O.T. correspondientes a la planificación de la jornada.
- Petición de Servicio. Cuando la O.T. se ha creado sin presupuesto, es decir, a partir de una «Petición de Servicio», esta aparece relacionada e indicando sies o no facturable.
- Presupuesto relacionado. Muestra el presupuesto correspondiente a la O.T., relación que se produce cuando el Proyecto o la O.T. se crean desde presupuesto.
2. Calcular. Botón para realizar las valoraciones después de introducir los datos de horas y materiales.
3. Tablas de introducción de horas, materiales y nivel de desarrollo de los trabajos.
Apartado Asistente. Tabla rápida de imputación de horas de trabajo a la jornada de O.T. Las horas introducidas desde el asistente, se generan al mismo tiempo en las tablas de facturación y valoraciones de coste, sin necesidad de introducirlos de nuevo. Pulsar el botón «Calcular» para realizar las imputaciones.
Otra ventaja del uso del «Asistente» es la aplicación automática de los tipos de horas, aplicando de forma indirecta las tarifas correspondientes según el intervalo de horas trabajado y según reglas fijadas en el calendario.
* ¡Atención! para la modificación de horas imputadas no utilizar el asistente, las correcciones o modificaciones han de realizarse manualmente desde el apartado «Detalle» tanto en «facturación» como en «coste».
Apartado Detalle – Facturación y Valoración de Coste. Tablas de introducción individual de horas de trabajo para cada uno de los apartados.
Facturación. Las horas introducidas en este apartado sólo se utiliza para generar albarán, no se tienen en cuenta en el cálculo de costes, ni en la ejecución de trabajos.
A. Generar albarán. Marcar las lineas con horas para facturar.
B. Concepto. Muestra el tipo de hora correspondiente a la imputación. En caso de introducir horas manualmente (sin el Asistente) escoger el tipo de hora que corresponda para aplicar precios distintos.
C. Recurso. Referido al personal, maquinaria y vehículos para la imputación de tiempo de trabajo.
D. – E. Hora de inicio y fin de los trabajos.
F. Cantidad. Número de horas efectivas de trabajo.
G. Artículo. Artículo correspondiente a la hora, que se aplica para el precio de facturación.
H. Albarán. En el caso de horas facturadas, muestra y permite acceder al albarán de facturación dichas horas.
Añadir lineas de horas pulsando el «Nuevo registro» y completar cada una de las columnas.
Valoración de coste. Sirve para imputar horas de trabajo, de manera que sólo se utilizan para la valoración de costes de la O.T. / Proyecto y valoraciones de retribución de personal. Las horas imputadas manualmente en esta tabla no aparecen en el apartado de facturación.
* Recordar: desde el Asistente se generan las imputaciones automáticamente tanto para facturación como valoraciones de coste. Las modificaciones y correcciones sólo deben realizarse en el apartado «Detalle».
A. Concepto. Muestra el tipo de hora correspondiente a la imputación. En caso de introducir horas manualmente (sin el Asistente) escoger el tipo de hora que corresponda para aplicar precios distintos.
B. Recurso. Referido al personal, maquinaria y vehículos para la imputación de tiempo de trabajo.
C. Hora de inicio y fin. Hora de inicio y fin de los trabajos.
D. Cantidad. Número de horas efectivas de trabajo.
E. Coste. Importe total de las horas de trabajo imputadas como coste a la O.T. / Proyecto.
Se trata de un dato calculado a partir de las horas de trabajo y el coste unitario. Aunque admite introducir un importe manualmente, realizando las operaciones a la inversa, en este caso se autocalcula el coste unitario correspondiente a la cifra total introducida. (Operación disponible para usuarios con el privilegio activado).
F. Remuneración. Importe total de las horas de trabajo imputadas para retribución del operario. Funciona similar a «Coste».
G. Coste unitario. Dato informativo del precio-hora aplicado en el calculo del importe de coste.
Por defecto el coste unitario mostrado corresponde al tipo de hora – concepto seleccionado. Además la columna admite introducción manual de precios. (Sólo disponible para usuarios con el privilegio activado).
H. Remuneración unitario. Dato informativo del precio-hora aplicado para el calculo de la cifra de remuneración para las horas de trabajo. Funciona similar a «Coste unitario».
Apartado Materiales. Sirve para imputar materiales en la realización de los trabajos, afectando a la valoración de costes de la O.T. / Proyecto e incluidos en la facturación del parte de trabajo.
En principio, solo podrán utilizarse artículos del tipo inventariable, sin embargo existe una opción de configuración para alterar este comportamiento.
A. – B. Almacén y Origen. Indica el almacén u O.T. / Proyecto del que se utiliza el material (salida de material).
C. Artículo. Código y descripción del material a imputar.
D. Cantidad. Número de unidades utilizadas.
E. Devolución. Permite ajustar el número de unidades utilizadas, en el caso de imputaciones ya realizadas y de sobrante de material, introducir el número de unidades sobrantes para descontar de la imputación y entrar en el almacén de devolución.
F. Coste unitario. Importe de coste para el artículo de la base de datos. Permite la introducción manual de un precio para su aplicación como coste.
G. Almacén devoluciones. Indica el almacén en el que registrarán las devoluciones de material, causando entrada de los artículos. Permite seleccionar otros almacenes.
Este apartado en combinación con las funcionalidades del menú «Herramientas» permite:
– Permitir la introducción de material. Con la opción marcada, activa el Apartado Materiales, de manera que permite la imputación de materiales en el Parte de Trabajo. Puede no mostrarse en función del valor de configuración que permite imputar material en los partes.
– Utilizar necesidades de material. Con la opción marcada, muestra las necesidades de material previstas para la OT / Proyecto, imputando directamente los materiales en el Parte de Trabajo. Para activar esta funcionalidad, es necesario marcar la opción y pulsar «Calcular Parte«. El usuario puede modificar la lista de necesidades de material (cantidad, artículos), ajustando a los materiales utilizados en el parte. Puede no mostrarse en función del valor de configuración que permite imputar material en los partes.
La lista materiales mostrados corresponde a:
a) Necesidades de material desde presupuesto cuando la O.T. de la jornada corresponde a una linea de presupuesto con necesidad de material.
b) En caso de que la O.T. no tenga vinculado Presupuesto, las necesidades de material se extraen del Proyecto, con fecha prevista igual o inferior a la fecha de la jornada del Parte de Trabajo.
La cantidad mostrada en relación a «necesidades de material» corresponde a la diferencia entre la cantidad prevista y la cantidad ya imputada. Materiales que ya han sido imputados incluso a través de «albarán de compra» no se mostrarán.
Atención: Existe un parámetro de configuración que inhibe la visualización de la pestañas «materiales». En caso de no visualizar la pestaña «materiales» contactar con un técnico en Cif-Track.
Apartado Nivel de Ejecución. Permite indicar el % de ejecución de los trabajos realizados sobre las partidas de presupuestos. Sirve para realizar el control y gestión de evolución de los trabajos desde la definición de partidas de «Presupuestos», trasladando estos datos tanto la ficha de O.T. como a la ventana de «Ejecución de partidas».
Atención: El apartado nivel de ejecución no actúa sobre el estado de «Jornada» y «O.T.».
A. Completado. Casilla de finalización del trabajo, indica el 100 % de los trabajos realizados.
B. % ejecutado. Permite indicar una cifra de % de realización de trabajos.
C. Partida de presupuesto vinculada al trabajo a realizar.
Como complemento a este apartado, el menú «Herramientas» cuenta con la utilidad «Cargar último nivel de ejecución».
Otras utilidades.
- Crear albarán para facturar. Marcando en la pestaña «Facturación» la casilla «generar albarán» de cada linea de horas registradas, abre la ventana de «Albarán de venta» para emitir la factura.
- Cargar últimos niveles de ejecución. Sirve para actualizar los datos de niveles. de ejecución de las partidas, recuperando el último dato que consta en la ficha de O.T.
- Utilizar necesidades de material. Ver «Apartado materiales»
- Permitir la introducción de material. Ver «Apartado materiales».
- Comprobar si el personal ha superado su jornada prevista. Si esta opción está marcada, se comprueba que las horas previstas de trabajo superen las horas realizadas, en caso contrario, al calcular el parte se muestra un mensaje informativo. Por defecto, la comprobación está activada.
- Finalizar jornada de la orden de trabajo al grabar.
Permite actuar sobre el estado de la jornada sin necesidad de ir al «Diagrama de Planificación» para finalizar. Este comportamiento afecta directamente a la Gestión de Estados de la Orden de Trabajo.
Marcar o desmarcar según convenga.
¿Cómo imputar horas en el Parte de Trabajo?.
Disponemos de dos opciones; a través de la pestaña Asistente o pestaña Detalle. Recomendamos como norma general utilizar el Asistente, ya que genera las imputaciones para valoraciones de coste y facturación.
Pasos a seguir:
1. Desde la ventana Partes de Trabajo, seleccionar la jornada de O.T. en la que imputar horas de trabajo y abrir la ventana «Introducción de Partes de Trabajo».
Opción rápida: Pulsar «leer código de barras» y escanear el código del documento en papel.
2. En la ventana «Introducción de Partes de Trabajo» ir a la pestaña «Asistente».
3. Añadir registro de linea, ir a la columna «Recurso» y seleccionar operario de realización de trabajos.
4. Inicio y Fin. Horas por defecto correspondientes a la planificación de O.T., que corresponde con la indicada en los campos «Hora inicio y Hora fin».
Es posible ajustar manualmente las horas.
5. Seleccionar pluses en caso necesario: dieta, desplazamiento, etc…
6. Pulsar «Calcular Parte», para generar los movimientos en «Valoraciones de coste» y «Facturación».
7. Por último, pulsar «Guardar» para grabar las imputaciones de horas.
De esta manera, se han imputado horas de trabajo a las O.T., de las que se obtienen valoraciones de costes de O.T / Proyecto, valoraciones de retribución de personal, y en caso necesario las imputaciones de horas están disponibles para facturar.
Facturación de Partes de Trabajo
Las horas y materiales de Partes de Trabajo pueden ser facturadas siguiendo las características de la «Petición de Servicio» y/o «Presupuestos«.
Existen cuatro vías para facturar Partes de Trabajo:
- Desde la ventana «Partes de Trabajo», utilizando el botón «Crear albarán para facturar». En este caso, previamente las horas del Parte de Trabajo tendrán marcada la casilla «generar albarán».
- Desde la ventana «Introducción de Partes de Trabajo», en la pestaña «Detalle – Facturación», marcar la casilla «Generar albarán» para cada línea de horas y pulsar la opción de «Herramientas» – «Crear albarán para facturar».
- Desde la ventana «Albarán de venta», utilizar la funcionalidad de «Herramientas» – «Importar Partes de Trabajo».
Abre el asistente de selección de Partes de Trabajo con horas, pluses y materiales pendientes de facturar.
La opción «Agrupación de artículos» permite elegir la forma de ver los datos de los partes de trabajo.
– Desglosado: Muestra todos los datos, linea a linea con cada una de las imputaciones.
– Agrupado por Orden de Trabajo: Muestra las imputaciones por Orden de trabajo de un artículo (sumatorio del mismo artículo).
– Agrupado por proyecto: Muestra las imputaciones por proyecto de un artículo (sumatorio del mismo artículo).
1. Clientes con Partes de Trabajo pendientes de facturar. Seleccionar un cliente para ver sus partes.
2. Lista de materiales pendientes de facturar. Muestra información de códigos de O.T., artículo, precios, tarifas, % de beneficio, % de descuento y presupuesto.
3. Horas y pluses pendientes de facturar. Muestra información de códigos de O.T,, fechas, artículos, artículos, tarifa precio-hora, presupuesto,
Marcar las casillas para facturar horas y materiales pendientes y pulsar «Actualizar» para cargar los datos en «Albarán de venta».
Atención: La selección de partes de trabajo múltiples sólo puede realizarse para los que tengan la misma tarifa. Partes de Trabajo con distinta tarifa no pueden facturarse en un mismo albarán.
La opción «Cargar log precios» habilita la columna informando de las variables utilizadas en el calculo del precio.