La “Orden de Trabajo (OT)” es el documento asociado a un Proyecto que define los trabajos a realizar, permitiendo planificar recursos (mano de obra, material) y gestionar la realización del trabajo.
Creación / origen de Orden de Trabajo.
El proceso automático y general de creación de O.T. se realiza en la creación del proyecto, creando las correspondientes a las partidas reflejadas en el «Presupuesto» o según la «Petición de Servicio».
Según los casos el contenido de los trabajos a realizar en la O.T. proceden de:
- Presupuesto: en este caso las partidas del Presupuesto son las que definen los trabajos, horas y materiales que componen las O.T. del proyecto correspondiente al presupuesto.
- Petición de Servicio: (Sin presupuesto) Las O.T. son definidas manualmente en la Petición de Servicio únicamente con la descripción del trabajo a realizar.
CifTrack tiene distintas ventanas para la operativa de las “OT”.
Las O.T. deben estar siempre asociadas a un proyecto que es la entidad que se crea con la finalidad de gestionar (planificar, programar, ejecutar) sus correspondientes OT.
Proyecto en CifTrack hay que entenderlo como el punto de enlace de todas las entidades (cliente, petición de servicio, presupuestos, documentación, OT, PT, albaranes de compra y venta, facturas, etc.) referidas a un trabajo concreto. Las herramientas del trabajo están en esas otras entidades.
Hay tres tipos de operativa: planificación, ejecución y gestión.
- Ventanas de Planificación para la previsión de los recursos (personal, maquinaria, vehículos) que se necesitan:
– Orden de Trabajo.
– Planificación de OTs por partidas. (ventana «Proyectos», botón «Gestionar órdenes de trabajo»).
– Subcontrata de O.T.
– Diagrama de planificación de O.T.
- Ventanas de ejecución y gestión de O.T. para la imputación de los recursos, valoración y comprobaciones de los recursos que intervienen el desarrollo del trabajo. (Personal, maquinaria, vehículos).
– Partes de trabajo.
– Costes asociados a O.T.
– Ejecución de Partidas.
– Necesidades de material de proyecto.
– Consulta de equipos.
Antes de empezar a trabajar con «órdenes de trabajo» es necesario haber completado las ventanas con información básica para las “OT”:
– Clasificación de «OT».
– Preferencias de planificación de O.T.
– Motivos de operación de Planificación de O.T.
– Equipos de trabajo para planificación.
ORDEN DE TRABAJO
Permite:
- Crear, modificar y eliminar la OT.
- Planificar el desarrollo de los trabajos de un proyecto / obra.
- Planificar los horarios para la realización de las jornadas de O.T.
- Gestionar los materiales asociados a la partida y proyecto seleccionado.
- Gestionar la subcontratación de la O.T.
- Introducir el «nivel de ejecución».
Nota: Esta ventana aunque permite la gestión en si misma, es recomendable usarla sólo para casos en los que se crea una O.T. manualmente, o bien como consulta.
Como ya hemos explicado anteriormente las O.T. se crean generalmente en el momento de crear «Proyecto» o «Petición de Servicio», A partir de ese momento se recomienda utilizar para la gestión de O.T. la ventanas de «Planificación de O.T» (desde «Proyecto»- «Gestión de O.T.) o «Diagrama de planificación». De manera que los pasos y datos de esas ventanas se recogerán en la ventana «Orden de Trabajo» sobre todo los relacionados con la planificación de jornadas.
Ficha de Orden de Trabajo.
Sirve para planificar y asignar jornadas en las que se realizan los trabajos. Muestra los datos del trabajo a realizar como: horas de trabajo, material necesario previsto.
Es imprescindible asignar a cada O.T. las jornadas, de esta manera se podrán imputar horas de trabajo y costes a cada jornada de O.T.
1. Estado.
Indica la situación de ejecución de la O.T. en función a la realización de los trabajos en cada una de las jornadas de la O.T.
El estado puede ser gestionado manualmente aunque el sistema aplica un estado automáticamente en relación al estado de las jornadas de las O.T. Este se calcula en función al estado de las jornadas y su nivel de ejecución, las jornadas son gestionadas desde el «Diagrama de Planificación» o desde «Partes de Trabajo».
Tipos de Estados:
- Borrador: Corresponde a O.T. sin jornadas o las jornadas no tienen estado.
- Cancelada: Ocurre cuando todas las jornadas han sido canceladas.
- Emitida: Indica que los datos de los trabajos han sido confirmados para la realización según su previsión.
- Finalizada: Todas las jornadas han sido realizadas y finalizadas.
- Programada: Indica que la O.T. tiene planificadas todas las jornadas. (Días de trabajo asignados).
- Parcialmente ejecutada: Algunas jornadas han sido realizadas y finalizadas, pero hay jornadas pendientes de finalizadar.
- Paralizada: Tipo de estado de uso sólo manual, para indicar la paralización de una O.T. (no interviene ningún paso automático relacionado con las jornadas).
Más detalles de la gestión de estados en el apartado: Estados del Ciclo de Producción,
Fecha. Indicar la fecha de inicio de planificación de la O.T. Es necesario cubrir la fecha de O.T. para que esta aparezca disponible en el «Diagrama de Planificación». Las O.T. sin fecha no podrán seleccionarse en el Diagrama para su planificación.
2. Clasificación.
Dato para categorizar la O.T. y facilitar el trabajo con O.Ts. en la ventana «Diagrama de Planificación» seleccionando O.Ts. según clasificación.
3. Departamento.
Indica el departamento que gestiona la O.T.
4. Técnico asignado.
Muestra el técnico responsable de la O.T. (dato relacionado con el departamento).
5. Pet. Servicio.
En el caso de que la O.T. proceda de una «Petición de Servicio» muestra el código y permite acceder a la misma.
Además desde la flecha desplegable permite:
- Importar datos: Permite para una O.T. sin «Petición de Servicio» relacionada, vincular y traer los datos de centro de trabajo, horas previstas y jornadas.
- Asociar petición de servicio: Establece la relación entre «Petición de Servicio» y O.T. sin tener en cuenta los datos de la «Petición de Servicio».
- Borrar relación: Desvincula la O.T. de la «Petición de Servicio».
6. Descripción y planificación. (Jornadas de la O.T.)
Muestra y sirve para marcar el horario de ejecución de la O.T. y asignar días de realización de los trabajos denominadas «Jornadas».
(A) Preferencias de planificación : Permite seleccionar y muestra un horario para asignar a las jornadas. Este horario y número de horas de trabajo puede comprobarse en la pestaña «preferencias de planificación».
(B) Descripción: Muestra la descripción del trabajo a realizar, correspondiente a la descripción del «Presupuesto». Permite modificar el texto.
(C) Jornadas planificadas: Permite crear (ver y eliminar) las jornadas de trabajo, número de horas , horario y estado de los días de trabajo de la O.T.
* Las «jornadas» creadas desde O.T. automáticamente tienen el estado «programada», sin embargo las «jornadas» creadas desde la ventana «Planificación de O.T.» o «Diagrama de Planificación» tienen el estado «borrador».
7. Partidas.
Muestra las partidas del presupuesto relacionadas con la mano de obra de los trabajos a realizar. Además permite añadir o eliminar partidas, tanto del presupuesto relacionado como de otros presupuestos.
8. Situación materiales.
Muestra los materiales necesarios para la realización de la O.T. previstos en el presupuesto y dispone del botón «Gestión de materiales» para añadir o modificar materiales de la lista.
9. Hitos de ejecución.
Sirve para introducir los % de realización de los trabajos correspondientes a las partidas asignadas a la O.T.
Crear Orden de Trabajo.
Existen 4 vías para la creación de órdenes de trabajo, según el documento origen:
- Desde Presupuesto.
- Desde Proyecto.
- Desde Petición de Servicio.
- Orden de trabajo, manual.
Crear O.T. desde Presupuesto.
La operativa más habitual, es crear O.T. desde presupuesto, teniendo como referencia las partidas del presupuesto como trabajos a realizar.
En el momento de «Aceptar» el presupuesto, aparece el mensaje donde marcar las opciones deseadas para la creación de O.T., en caso de no marcar ninguna opción no se crearán O.T.
– Generar órdenes de trabajo. Marcar para crear las O.T. correspondientes a cada una de las partidas del presupuesto.
– Una sola O.T. para todas las partidas. Creará una única O.T. con el contenido de todas las partidas del presupuesto.
– Generar O.T. para partidas sin mano de obra. Creará O.T. aunque no existan horas de mano de obra.
Crear O.T. desde Proyecto.
Cuando un proyecto no tiene O.T. se crearán a través del botón «Gestionar órdenes de trabajo», a continuación abre la ventana de «Planificación de órdenes de trabajo por partidas» y la ventana de opciones para la creación de O.T.
Creación de O.Ts por partida, presenta opciones a elegir para la creación de O.T. con los datos de partidas del presupuesto relacionado al proyecto. En caso de «Cancelar» se accede a la ventana de «Planificación de O.T. por partidas» para la creación manual de O.T.
– Crear OTS por cada capítulo / partida del nivel indicado. Crea tantas OTs como capítulos/partidas hay según el «Nivel» indicado, asociando los capítulos/partidas que estén por debajo como capítulos.
– Una OT – para cada capítulo/partida. Crea «una OT» asociada al primer capítulo/partida con el contenido como partidas de la OT todos los capítulos/partidas del presupuesto.
– Una OT- para cada capitulo/partida del nivel indicado. Crea OTs asociadas al primer capítulo/partida del nivel indicado y se añaden como partidas los capítulos/partidas del nivel indicado.
Crear O.T. desde Petición de Servicio.
Marcando las opciones «Crear O.T. al emitir» y «Crear Proyecto», en el momento de emitir la Petición de Servicio, se crearán automáticamente las O.T. con las descripción de los trabajos a realizar.
Además a través del botón «Crear Orden de Trabajo» es posible crear manualmente la O.T.
Crear O.T. manual.
Desde la ficha de O.T. utilizando el botón «Nuevo» es posible generar manualmente O.T. y asociar estas al proyecto.
Gestión de Subcontratas de O.T.
La subcontratación de O.T. se registra en las partidas de O.T. marcando «subcontrata», de esta manera se podrá gestionar la O.T. con los documentos relacionados a la subcontratación.
Pasos a seguir para gestionar subcontratas de O.T.
(A) Partidas.
Seleccionar la linea de partida. Marcar «subcontrata» y seleccionar el proveedor.
Además muestra los documentos relacionados del ciclo de compra, correspondientes a la partida de O.T.
(B). Descripción y Planificación – Gestión de subcontratas.
Muestra los documentos relacionados de la subcontratación.
1 -3. Descripción – Gestión de subcontratas.
Muestra los documentos relacionados de la subcontrata para toda la O.T.
La pestaña «Gestión de subcontratas» sólo está disponible para las partidas con subcontrata.
2. Partidas.
Contiene la partida asociada a la O.T. donde marcar y asignar la subcontrata y proveedor.