ERP para empresas de servicios, obras, instalaciones y proyectos

¿QUÉ ES CIFTRACK?

CIFTRACK es un software ERP diseñado para empresas de obras, proyectos, instalaciones, montajes, mantenimiento, servicios o similares, aunque podría adaptarse con relativa facilidad a otros sectores.

Permite presupuestar los trabajos, planificar y programar su ejecución, gestionar tareas, costes y plazos de ejecución, asignar trabajadores, recursos disponibles, o subcontratas a órdenes de trabajo, controlar la ejecución y comparar costes con los presupuestos, gestionar compras y almacenes, registrar y controlar las horas de cada empleado con sus tipos de horas para luego confeccionar nóminas, con sus dietas y complementos, o para facturar trabajos por administración.

Figura 5

Posee una herramienta de generación de informes personalizados de análisis y reporting, crear cuadros dinámicos sin especial formato y cuadros de mando y múltiples funcionalidades complementarias.

Está orientado a empresas de cualquier tipo y tamaño, que ejecuten:

  • Obras y proyectos en general.
  • Montajes e instalaciones en taller o en obra.
  • Mantenimientos preventivos, correctivos y reparaciones.
  • Fabricaciones de lotes o series bajo previsión o pedido.

Más información en: CIFTRACK es la respuesta a las preguntas que se hace todo empresario

FUNCIONALIDADES DE CIFTRACK Y SUS MÓDULOS

Es una plataforma modular, configurable y personalizable, hasta donde se necesite, mediante desarrollos a medida. Sus distintos módulos proporcionan las siguientes funcionalidades:

  • Registrar los encargos de clientes. Se pueden configurar diferentes tipos de petición de servicio para que en cada una se determine el proceso posterior a seguir. Por ejemplo, preparar un presupuesto a enviar al cliente, o un presupuesto de mantenimiento preventivo a realizar durante un período de tiempo con actuaciones predeterminadas, o generar directamente órdenes de trabajo de reparación o corrección de averías.

    Más información en: Peticiones de servicio

  • Tarifas de venta. Se pueden configurar diferentes sistemas de tarifas de venta en función de parámetros, registrar acuerdos de servicio y tarifas específicas con determinados clientes o con sus centros.

    Más información en: Tipos de tarifas
    Más información en: Grupo de tarifas
    Mas información en: Criterios valoración albaranes de venta sin presupuesto previo aceptado

  • Gestionar artículos que incluye materiales, tipos de mano de obra y tiempo de utilización de otros recursos, estableciéndose para cada uno de ellos el criterio que se utilizará para determinar su coste (valor fijo, albaranes de compra, precios de catálogo de proveedor con o sin descuentos, etc). La aplicación admite la utilización de códigos de barras para la gestión de materiales.También, como personalización de la aplicación, se puede preparar la descarga automática desde bases de datos externas de referencias y demás datos de los artículos, pudiéndose llegar a gestionar en estos casos millones de artículos, con aceptables tiempos de respuesta de la aplicación.

    Más información en: Artículos
    Más información en: Artículos de mano de obra

  • Apoyarla gestión comercial, no sólo facilitando información sobre los clientes y los trabajos realizados a cada uno de ellos, sino también mostrando los posibles servicios a ofrecer en función de su clasificación previa.Permite agrupar los conceptos de presupuestos formando “Servicios ofertables” por tipos de clientes. De forma que se crean plantillas con varios servicios disponibles para clientes según su clasificación.

    Más información en: Plantilla servicios ofertables

  • Presupuestar los trabajos para el cliente con tarifas de venta, registrando los artículos a asignar a cada partida o línea, y los costes presupuestados respecto a cada una de ellas. El usuario autorizado puede modificar, en un presupuesto concreto, tarifas y criterios de valoración.Mediante los conceptos de presupuestos, CIFTRACK facilita la creación de pequeños modelos de presupuesto codificados, denominados conceptos de presupuesto, que se pueden reutilizar cuando se desee como plantillas, éstas contienen información suficiente para generar partidas o capítulos completos.

    Más información en: Presupuestos de obras/proyecto
    Más información en: Planilla de presupuestos
    Más información en: Concepto de presupuestos

  • Gestionar compras y pedidos a proveedores, confeccionando los albaranes de compra, y gestionar las existencias e inventarios de los almacenes de materiales.

    Más información en: Petición de oferta a proveedores
    Más información en: Asistente creación de pedidos a partir de peticiones de oferta a proveedor
    Más información en: Albarán de compra

  • Generar órdenes de trabajo (OT), que pueden estar o no vinculadas a partidas de los presupuestos en las que se puede prever (planificación) su ejecución y duración en el tiempo, las necesidades de material, los tipos de horas y de mano de obra con sus especialidades, otros recursos y las fechas de ejecución concretas a ellas.En el módulo base no se incluyen los diagramas de ayuda a la planificación y programación de las OT que están en un módulo específico.

    Más información en: Proyecto
    Más información en: Consulta de órdenes de trabajo
    Más información en: Orden de trabajo

  • Gestionar los partes de trabajo (PT) asociados a órdenes de trabajo (OT) , que registran los datos de trabajadores concretos, horas y tipos de hora, materiales y demás recursos utilizados.

    Más información en: Partes de trabajo

  • Facturar los presupuestos y generar albaranes de venta de los trabajos sin presupuesto previo aceptado. Los albaranes de venta son valorados con los datos de los PT con sus costes y con los precios de venta según las tarifas aplicables, generales o acordadas con el cliente. en función de parámetros (tipo de horas, categorias, calendario de tarifas de facturación,..). Se pueden emitir certificaciones de obra, controlar los cobros, y traspasar datos a la contabilidad.

    Más información en: Certificación / Albarán de venta
    Mas información en: Criterios valoración albaranes de venta sin presupuesto previo aceptado
    Más información en: Calendarios de la empresa

  • Confeccionar informes y cuadrantes dinámicos, de personal para nóminas, dietas, pluses, y de todo tipo de datos y variables almacenadas y relacionadas en CIFTRACK…

    Más información en: Informes dinámicos

  • Gestionar y controlar subcontratas.

    Más información en: Subcontratas de OT
    Más información en: OT con subcontratas

  • Control de desviaciones de ejecución en coste y tiempo respecto de las previsiones en los presupuestos y en la programación de los trabajos, ya que uno o varios Partes de Trabajo (PT) están vinculados a una Orden de Trabajo (OT), y una o varias de estas últimas, si hay presupuesto previo, están a su vez vinculadas a una partida del presupuesto.

    Más información en: Proyecto
    Más información en: Estados en el ciclo de producción

  • Asignar permisos y facultades a los usuarios.

    Más información en: Roles de usuario – Privilegios
    Más información en: Roles de usuario – Grupos

MÓDULO PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS

  • Gestionar calendarios de personas y recursos, con sus reglas, excepciones, incidencias, tipos de horas, tipos de jornada, para conocer su disponibilidad para la empresa en cada momento.

    Más información en: Calendarios de la empresa
    Más información en: Calendario de personal, Equipo-Maquinaria, y vehículos

  • Utilizar diagramas interactivos de planificación y programación de los trabajos, que son una gran ayuda para:
    • Planificar la carga de trabajo de la empresa en el tiempo, atendiendo a las OT pendientes, los recursos disponibles y las posibles subcontratas de la empresa.
    • Conocer los recursos (personas con sus especialidades, materiales, equipos, etc.) disponibles en cada momento en la medida que estén disponibles y no hayan sido asignados a otras OT.
    • Programar la ejecución de las OT en el tiempo y asignar a cada una de ellas los recursos concretos más adecuados (personas, materiales, equipos, etc..)
    • El trabajo de planificar y programar las OT es interactivo y muy visual, ya que la información se muestra en distintas vistas según su finalidad.

Más información en: Diagrama de planificación de órdenes de trabajo

MÓDULO GESTIÓN DE TAREAS Y AVISOS

  • Sistema de avisos asociados a eventos, aprobaciones…..
  • Sistemas de tareas que, además de hacer la función de los avisos, permiten ejecutarla directamente ya que son interfaces interactivas con la base de datos. Las tareas se asignan, se controlan sus plazos de ejecución, son trazables y se pueden programar y secuenciar con condiciones lo que permite configurar procesos (workflows) a medida.

Más información en: Bandeja de entrada
Más información en: Clases de tareas

MÓDULO CONTROL DE FLOTAS

Control y registro de rutas, paradas, posiciones de vehículos, con sistema GPS integrado.

MÓDULO CONTROL DE PRESENCIA Y DE INCIDENCIAS

Sistema integrado con terminales de control de presencia y de incidencias de los trabajadores por huella digital u otra forma, registrando entradas, salidas e incidencias.

Más información en: Tipo de fichaje- Anotación
Más información en: Fichajes
Más información en: Incidencias de asistencia de personal

MÓDULO GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión documental integrada en todo el sistema con acceso desde cualquier entidad, fase de cada proyecto o trabajo. La documentación deja de estar dispersa, no se pierde, y es fácil de localizar y recuperar.

Más información en: Gestión documental

MÓDULO APLICACIONES PARA TABLETS Y SMARTPHONES

CIFTRACK posee dos aplicaciones en sistema Android para su utilización en tablets y smartphones. Con estas aplicaciones se puede trabajar en el dispositivo sin conexión, ya que se transmite o recibe la información cuando se conectan a Internet de forma transparente sin que el usuario tenga que hacer nada, Estas aplicaciones se refieren a:

  • Recepción de OT y envío de PT. El operario recibe en el dispositivo las OT que tiene asignadas o las pendientes que él se puede asignar, y puede preparar en el dispositivo sus PT para que se envíen a la base. Los PT recibidos, previa revisión y aceptación, se integran en el sistema de CIFTRACK. A los PT se pueden adjuntar fotos, vídeos, notas de texto y voz. y se registra el lugar y el momento de aceptación del PT por el operario.

Más información en: Aplicación Android de recepción de OT y envío de PT

  • Check-lists de revisión de instalaciones. El operario puede describir en el tablet la instalación, tanto inicial como sus modificaciones posteriores, seleccionando e integrando en estructura en árbol componentes básicos de cada tipo de instalación previamente definidos en CIFTRACK, con sus parámetros correspondientes, sus valores de referencia, y tipos de anomalías.En cada revisión se genera el correspondiente informe bien para el cliente, o bien el informe reglamentario de la instalación.

Más información en: Aplicación Android de revisión de instalaciones

MÓDULO ANÁLISIS: INFORMES, CUADROS DINÁMICOS, Y CUADROS DE MANDO

Herramientas de análisis de los datos, generación de informes y cuadros de mando.

Más información en: Informes dinámicos

MÓDULO SINCRONIZACIÓN Y REPLICACIÓN DE SERVIDORES POR INTERNET

Sincronización y replicación uni/bidireccional de servidores por Internet cuando se tiene conexión. Es extraordinariamente útil cuando hay sucursales y varios centros de trabajo, ya que permiten integrar y controlar la gestión de estos últimos.