¿Cómo hacer presupuestos cómodamente y sin errores?

Creación previa de ficheros maestros

Para elaborar un presupuesto se han tenido que crear previamente, o importado, los ficheros maestros siguientes:

  • Los tipos de materiales y artículos con sus costes estándar
  • Los tipos de mano de obra y sus costes horarios estándar en función de la cualificación y categoría del empleado, del tipo de hora (e.g. normal diurno, turno de noche, hora extra, hora en festivo,…)
  • Los tipos y costes de los equipos, y otros tipos de gastos

Herramientas que facilitan la elaboración y la gestión del ciclo del presupuesto

Los responsables de confeccionar presupuestos para los clientes dispondrán de:

  • Conceptos de presupuesto.
    Son unidades elementales de actuación de los tipos de trabajo, desglosadas en partidas y conceptos de presupuesto con sus previsiones de recursos. Estas unidades de actuación facilitan luego la elaboración de presupuestos y sus plantillas.
    Además, en el área comercial tienen una función adicional porque se asocian a cada tipo de cliente como potenciales «servicios ofertables», entre otros, facilitando las especificaciones de los trabajos.
  • Plantillas de presupuestos
    Se crean y ordenan por tipos de trabajos (e.g. climatización, electricidad, seguridad, obra,…) en diagramas en forma de árbol (planillas) para facilitar su localización navegando en dichas estructuras en árbol, sin perjuicio de la posible búsqueda directa de las plantillas utilizando cualquier parámetro de filtro y/o de texto. Cualquier presupuesto anterior también se puede utilizar como plantilla para confeccionar otro nuevo.
  • Reglas de tarifas
    Son reglas para calcular los precios de venta en función de variables, e.g. tarifa para tipos de mano de obra, beneficio industrial para cada tipo de trabajo,…
  • Ventana de avisos y tareas con posibles procesos
    Es una herramienta general de colaboración que también sirve en la elaboración de los presupuestos en la medida que se haya creado un proceso encadenando tareas con cierta capacidad de decisión para gestionar el ciclo del presupuesto,: aprobación, envío al cliente para su aceptación, revisión en su caso, etc…

Estructura y confección de los presupuestos

Los presupuestos se estructuran con los niveles que en cada caso convengan, según: capítulos, partidas, y subpartidas.

El nivel inferior comprende: materiales, mano de obra, maquinaria, otros gastos, un espacio para texto, en su caso, documentación adjunta y tareas o trabajos previos asociados al presupuesto.Si bien al cliente se le presentará el presupuesto con el formato adecuado, el área de producción debe recibir el presupuesto con la estructura que le permita conocer los recursos necesarios, los costos previstos y el plazo de ejecución.

Al presupuesto confeccionado se le aplican las reglas de tarifas que correspondan a cada tipo de trabajo, con los ajustes manuales si proceden.

En la confección de un presupuesto se pueden prever tareas que se hayan de realizar antes de acometer el proyecto (e.g. replanteos, visado del proyecto, licencias,…). Estas tareas previas pueden quedar asociadas al presupuesto como un todo, a una partida o a un concepto del mismo, y que pueden estar ya predefinidas en el concepto.

Estados de los presupuestos

Los presupuestos pueden encontrarse en alguno de las siguientes situaciones:

  • Presupuesto borrador (en elaboración).
  • Presupuesto emitido, que queda registrado, asociado en su caso con la correspondiente solicitud y con sus distintas versiones. Este a su vez puede ser:
    • Aceptado por el cliente, generando una orden de venta o proyecto
    • Rechazado, incorporando las razones del rechazo
    • Anulado, lo que significa que la solicitud queda cerrada y no se va a realizar el trabajo.