Concepto
El sistema de control de tareas de CIFTRACK exige que todas las tareas sean de una clase determinada, no existen tareas sin clase.
En esta ventana se configuran los distintos tipos de tareas que se pueden generar. La definición de la clase de tarea describe el comportamiento de la misma, por ejemplo, si ha de llevar fecha fin, los destinatarios, si se puede rechazar o eliminar, etc…
En primer lugar se muestra un listado de las distintas clases de tareas con las que va a trabajar la empresa. Pudiendo editar una clase de tarea existente, dar de alta una nueva o eliminarla si no se ha usado nunca.
Hacemos clic sobre «Comercial – VISITA»:
Debido a la cantidad de información que reúne la ventana que aparece a continuación, la vamos a explicar por partes:
NÚMERO 1: CaracterÍsticas generales de la tarea.
Nombre: Se define el tipo de tarea a tratar.
Tipo de tercero: Se especifica el tipo de tercero al que se vinculan las tareas de esta clase.
Persona de contacto: Se especifica si es obligatorio cumplimentar la persona de contacto, si es opcional o si, por el contrario, no se utiliza.
Prioridad: Permite prefijar la importancia de las tareas generadas con esta configuración.
NÚMERO 2: Fechas
A efectos de fechas, tenemos tres casos tipo:
Tareas sin plazos: No lleva fecha de inicio y fin, por lo que pondremos «»no visible» en ambos casos.
Tareas con fecha inicio, hitos: Pondremos «visible (opcional)» en el campo fecha inicio y «no visible» en fecha fin.
Tareas con duración determinada: Pondremos en ambos casos «visible (opcional)» o «requerida» dependiendo de las necesidades de la empresa.
La gran mayoría de las tareas que se programan suelen tener sólo fecha de inicio (ejecución), son simples avisos que indican si hay alguna tarea pendiente.
Texto fecha inicio: Nos permite personalizar el texto de la etiqueta situada sobre el campo «fecha de inicio» de este modo podríamos poner en su lugar fecha vencimiento, fecha llamada, etc,
«Tiempo de creación de inicio», «Preferencia hora inicio», «Redondeo tiempos» y «Duración», permiten programar automáticamente las fechas de inicio y fin de las tareas de esta clase.
NÚMERO 3: Tarea siguiente
Reactivar previa al finalizar: Si se selecciona esta opción, provocará la reanudación de cualquier tarea vinculada que haya quedado en suspenso mientras se ejecuta ésta.
Por ejemplo:
- Supongamos dos clases de tareas, una de «Realización de informe» y otra de «Medición de instalación». Un cliente nos encarga que redactemos un informe sobre una de sus instalaciones.
- Iniciamos una tarea del primer tipo (Realización de informe).
- Mientras se está ejecutando ésta, necesitamos hacer ciertas mediciones en la instalación de nuestro cliente. Para ello lanzamos una tarea del segundo tipo (Medición de instalación).
- El inicio de la segunda tarea dejará en suspenso la ejecución de la primera.
- Si hemos definido la clase de tarea «Medición de instalación» habiendo marcado la opción «Reactivar previa al finalizar», la finalización de esta segunda tarea provocará el reinicio de la primera.
- Si no hubiésemos seleccionado dicha opción, la finalización de la segunda tarea no afectaría al estado de la primera y el usuario tendrá que reiniciar manualmente ésta.
Tarea rápida: Si se selecciona esta opción estamos marcando ésta tarea como frecuente, es decir, cada vez que demos de alta una nueva tarea desde nuestra bandeja de entrada, se abrirá un desplegable que mostrará dichas tareas.
NÚMERO 4: Participantes y permisos de asignación de tareas.
Permitir asignación/modificación de participantes: La aplicación permite, que los participantes o la persona asignada a la tarea sea requerida, no visible, etc..,, modificar o incluir a varios.
Personal: Si seleccionamos la opción de «asignar el gestor comercial», la aplicación abre la posibilidad de vincular la tarea a «personal» y «grupo» del mismo área y marcar los permisos que se le quieran asignar a cada uno de ellos.