Bandeja de Entrada

Contiene las tareas asignadas del usuario. Muestra la lista de tareas y detalles principales.

Las tareas son avisos predeterminados con características de workflow para su ejecución y seguimiento de trabajos.  

Características de Tareas.

  • Cada tarea asigna trabajos relacionados con documentos de CIFTRACK o informan de la situación (estados) de documento o trabajos asignados al propio usuario o grupos a los que pertenece.
  • Las tareas están vinculadas a documentos (ventanas) que gracias a una configuración predeterminada, se lanzan automáticamente en función a los estados u operaciones en documentos, creando en cada bandeja de usuario las que corresponda.
  • La configuración de las tareas corresponde al administrador del sistema de forma personalizada para empresa (clases de tareas).

 

Bandeja de entrada

1. Buscador de tareas. Los filtros y búsqueda por texto permiten buscar tareas concretas o seleccionar según condiciones de estado, grupos, asignación, o texto en título o campo tercero.

Bandeja de Entrada buscador

 

 

 

 

2. Lista de tareas del usuario, dispone de funcionalidades de “agrupar por ” (columna) y “ordenar” de forma similar a todas las consultas.
En color rojo muestra las tareas fuera de plazo, ha caducado la fecha máxima de ejecución.

3. Tarea seleccionada. A través de doble clic o con los botones de acción superior, abre la ficha de la tarea.

4. Datos adicionales de la tarea seleccionada. Muestra información como documento (ventana) correspondiente a la tarea, tareas anteriores o siguientes a la ejecución de la seleccionada y datos sobre operaciones realizadas.

5. Ficha de la tarea seleccionada. Tarea con la información del trabajo a realizar, documento relacionado para la actuación del usuario.

Bandeja de entrada operaciones rev

 

 

 

 

Gestionar tarea.

Abrir la tarea pulsando doble clic sobre la tarea. Realizar los trabajos indicados y pulsar el botón de acción correspondiente:  crear, finalizar, rechazar.

La ejecución de las tareas puede ser de distintas maneras según el trabajo, cada tipo de tarea presenta distintos botones y pasos a seguir según la configuración de la misma y el trabajo.

En ocasiones para resolver la tarea es necesario abrir el documento relacionado como presupuesto, orden de trabajo, para realizar operaciones como completar el presupuesto, materiales, etc… de manera que el estado del propio documento cambia y provoca la creación de nuevas tareas automáticamente.  El usuario deberá realizar los cambios propuestos y finalizar su tarea.

 

Ejemplo: Tarea confeccionar presupuesto.

El usuario recibe la tarea confeccionar presupuesto (creada automáticamente por el sistema a partir del registro de una Petición de Servicio).

Bandeja de entrada tarea ficha

1. Botones de ejecución de la tarea. Pulsar “crear presupuesto”, abrirá la ventana de presupuesto para su gestión.
Una vez creado el presupuesto. Completar la pestaña “Datos adicionales” (4). A continuación estará disponible el botón “Finalizar” para terminar la tarea.
2.  Asunto. Información del trabajo a realizar,
3. Documentos relacionados, pulsando sobre el código del documento se accede al mismo.
4. Datos de cumplimentación obligatorios para terminar la tarea.

 

Crear nueva tarea.

El botón “Nueva tarea” permite crear tareas utilizando los “Tipos” predefinidos. El botón presenta tareas simples, aunque a través de “otras” es posible crear cualquier tipo de tarea.

Bandeja de entrada nueva tarea

 

Las tareas disponibles en el botón “Nueva” son configuradas por el administrador del sistema para cada empresa.

 

Ejemplo: Nueva tarea del tipo “Envío correo electrónico“.

El usuario crea una tarea para el envío de correo electrónico a cliente con documentación necesaria, estableciendo un plazo máximo para la ejecución de la tarea por otro usuario.

Tarea correo electrónico rev

1. Tipo. Por defecto muestra el tipo de tarea seleccionado en “Nueva tarea”. Desde el desplegable es posible seleccionar cualquier tipo de tarea.
2. Tercero. Sirve para establecer relación con clientes, proveedores o terceros de la base de datos. Utilizar el buscador para seleccionar un contacto.
3. Asignar a: Permite crear la tarea para la ejecución por otro usuario o un grupo, de manera que la tarea la recibirá en su bandeja de entrada el usuario asignado.
4. Asunto. Indicaciones del trabajo a realizar.